入力する項目を整理する
申請の種類ごとに必要な情報を洗い出し、入力フォームにします。必須項目や記入例を用意し、確認しやすくします。
USE CASE 03
紙を回して、待って、探す。
その手間を見直す申請管理。
入力から承認、保管、集計までつなげて、申請の状況を確認しやすくします。
活用イメージ｜総務・管理部門
実際のお客様の案件ではありません。想定される困りごとと、解決方法の一例をご紹介します。
TRY THIS WORKFLOW
立場を変えて、仕事の流れを見る。
体験用の画面を操作すると、情報が更新される様子を確認できます。
申請入力する
承認確認する
集計まとめる
01 / THE CHALLENGE
どんなことに、困っている？
申請書を印刷して記入し、担当者に回す。承認者が外出していると処理が止まり、月末には紙を集めて集計。申請する側にも、管理する側にも負担がある会社を想定した例です。
- 必要な項目の書き忘れで、何度も差し戻しが発生
- 申請がどこで止まっているか分からない
- 保管した書類を探し、集計し直す手間がかかる
02 / AMALA’S APPROACH
AMALAなら、こう考えます。
承認の流れを決める
誰が、どの順番で確認するかを整理します。差し戻し、代理承認、金額による承認者の違いなど、実際のルールも確認します。
保管と集計までつなぐ
申請日、担当、状態などで検索できる一覧を用意。入力済みのデータを集計にも使い、締め後の修正ルールも決めます。
03 / BEFORE → AFTER
目指すのは、こんな変化。
BEFORE いまの困りごと
- 紙に記入して、印刷・回覧
- 担当者に聞いて承認状況を確認
- 月末に書類を集めて再入力
AFTER こんな状態を目指します
- 必要な項目を画面で確認しながら入力
- 申請中・承認済みなどの状態を一覧で把握
- 蓄積した申請データを集計に利用
記載内容は提案の一例です。実際の制作物や機能、運用方法は、ご相談のうえ決めます。
IN EVERYDAY USE
日々の仕事の中では。
画面から申請し、差し戻しの理由や現在の状況を確認します。
確認が必要な申請を一覧から開き、承認や差し戻しを行います。
処理状況を把握し、必要な情報を検索・出力します。
LET’S CHECK TOGETHER
ご相談では、こんなことを確認します。
同じ業種でも、目的や届ける相手、仕事のやり方は異なります。今の状況と使う場面を伺います。
- 申請書の種類と現在の承認ルール
- 外出先での利用や社内の端末環境
- 保存期間や原本の扱いなど、社内で守るルール
- 管理する人・利用する人の操作と権限
LET’S TALK / まずは相談から
その「困った」、
まずは話してみませんか？
「こんなことできる？」の一言で大丈夫。
何から始めるか、一緒に考えます。